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Ursachen und Hintergründe
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Neue Technologien
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Eine der gravierendsten Veränderungen der jüngsten Zeit ist das Internet und in diesem Zusammenhang die Möglichkeit, Post auf dem elektronischen Wege zu versenden. Was früher Mitarbeitern in großen Firmen mit mächtigen EDV-Systemen vorbehalten war, kann heute quasi jedermann: Eine E-Mail schreiben und natürlich auch empfangen. Sowohl firmenintern als auch extern nimmt der Briefverkehr via Computer rapide zu.
Die Tatsache, dass es mit dieser Technologie einfach und komfortabel ist, auch größere Verteiler zu bedienen, führt jedoch zu einem belastenden Nebeneffekt: Hat man sich früher genau überlegt, wer eine Information wirklich braucht, weil der Versand mit Kopieren, Kuvertieren, Adressieren und Frankieren sehr aufwendig war, können heute über die elektronische Post riesige Verteiler per Knopfdruck aufgebaut und bedient werden.
Die Belastung für die Empfänger ist offenkundig: Täglich bekommt man wesentlich mehr Post als früher. Man braucht also zwangsweise eine Strategie für den richtigen Umgang mit der Post und präzise Antworten auf folgende Fragen:
- Wie vermeide ich unnötige Ablenkung?
- Wie sehe ich das Postfach rationell durch, insbesondere nach längerer Abwesenheit?
- Nach welchen Kriterien entscheide ich, ob eine Nachricht wichtig/unwichtig ist?
- Wo kann ich Nachrichten sinnvoll ablegen?
- Was muss ich zusätzlich ausdrucken?
Die Informationsflut nimmt auch zu, nicht nur weil mehr Information produziert wird, sondern weil sie durch die neuen Technologien einfacher zu transportieren und zu verteilen ist.
Darüber hinaus gibt es im Zusammenhang mit der elektronischen Bürokommunikation eine widersprüchliche Entwicklung. War man ursprünglich davon ausgegangen, dass der schriftliche Datenaustausch auf elektronischem Weg den Papierverbrauch reduzieren könne, hat sich das Gegenteil bewahrheitet: Der Papierverbrauch hat in den letzten Jahren weiter zugenommen. Die Papier- und Aktenberge auf vielen Schreibtischen machen diese Entwicklung für jedermann sichtbar.
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